Comment faire un bon accueil téléphonique ?
L’appel téléphonique et la conversation téléphonique représentent souvent le premier contact d’un client, d’un prospect ou d’un patient avec votre structure professionnelle ou votre cabinet médical. Outre l’efficacité indispensable à tout secrétariat téléphonique, il s’agit de procéder avec rigueur, professionnalisme et bienveillance si vous voulez diffuser une image de marque de qualité. Pas toujours facile de maintenir une permanence téléphonique de qualité lorsqu’il faut également se concentrer sur son cœur de métier, répondre aux attentes des clients présents physiquement ou aux demandes des collaborateurs.
Un bon service de permanence téléphonique c’est :
• Un grand soin dans la présentation au téléphone
• L’adoption d’un vocabulaire en corrélation avec votre activité
• La capacité à identifier rapidement son interlocuteur et le but de son appel
• Apporter une réponse concrète, claire et pertinente à votre client, patient ou prospect
• Savoir faire patienter avec empathie
• Prendre congé de manière élégante
• Être en mesure de transférer les appels aux bons interlocuteurs ou services
• Collecter et transmettre les messages
Vous l’avez compris, qu’il s’agisse de tenir un secrétariat téléphonique pour avocat ou un secrétariat téléphonique pour entreprise de tout secteur d’activité, un bon accueil téléphonique ne s’improvise pas et répond à des règles strictes si vous voulez diffuser une image positive de votre structure.
Quelles solutions pour un accueil téléphonique optimisé ?
Si vous n’avez ni le temps ni les ressources pour prendre en charge les appels entrants de votre entreprise, la permanence téléphonique externalisée est la meilleure alternative à envisager. En effet, le télésecrétariat vous permet de ne plus avoir à vous inquiéter de la prise en charge de votre standard téléphonique, du risque de perdre des clients à cause d’une attente trop longue ou de manquer un rendez-vous important parce que vous n’aurez pas pris le temps de répondre. Confier votre permanence téléphonique à des spécialistes du télésecrétariat pour TPE est une solution idéale, facile à mettre en place et rapidement mobilisable à la condition de faire appel à des professionnels. Datagest accompagne les entreprises dans la gestion de leur standard téléphonique, la permanence téléphonique et le télésecrétariat au travers de solutions efficientes qui ont fait leurs preuves auprès de nombreux professionnels. Un gage de qualité si vous voulez vous libérer du temps et pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier tout en assurant à vos clients et contacts toute l’attention qu’ils méritent.